Kategorie: Nutzen für Ihre Organisation

Die gewonnen Ergebnisse „liegen zu lassen“ bedeutet, bewusst Potentiale „wegzuwerfen“ und wirkt extrem demotivierend auf die Zielgruppe, also die Personen, die sich an der Befragung beteiligt haben.

Geben die Ergebnisse Hinweise auf Verbesserungspotentiale, sollten in einem weiteren Schritt Empfehlungen abgeleitet werden, bzw. ein Maßnahmenplan erarbeitet und Verantwortliche für die Umsetzung benannt werden. Hier kann ich Sie, als externe Begleitung, bei der Interpretation der Ergebnisse, der Durchführung von Workshops zur Erarbeitung von Maßnahmenplänen, sowie der Dokumentation der Ergebnisse unterstützen.

Auch hier spielt Transparenz und Verbindlichkeit eine große Rolle – der Maßnahmenplan sowie erfolgte Umsetzungen sollten für alle Befragten und Beteiligten sichtbar gemacht werden.

Liegen die Ergebnisse vor, ist eine fundierte Auswertung und verständliche Darstellung der nächste Schritt. Als professionelle, externe Begleitung biete ich neben (einfachen) tabellarischen und grafischen Darstellungen der Ergebnisse auch weiterführende Analysen an – z.B. Vergleiche nach Gruppen (Abteilungen, Arbeitsbereiche,…) oder im Längsschnitt (Beobachtung der Ergebnisse über mehrere Befragungen hinweg).

Bei der Vorstellung der Ergebnisse in Ihrer Einrichtung, vor Interessenten, Kunden und Klienten kann ich Sie auf Wunsch gerne unterstützen – die Information kann jedoch auch durch Vorlage eines Tabellenbandes, grafischer Darstellung oder in Form eines umfassenden Berichts erfolgen. Hier ist Transparenz von großer Wichtigkeit. Genauso wie der anschließende Übertrag der Ergebnisse in Handlungen. Hierauf werde ich im nächsten Blogeintrag näher eingehen.

Nach dem Test des Fragebogens, dem sogenannten Pretest, kann die Befragung beginnen. Es empfiehlt sich, den Befragungszeitraum, die sogenannte Feldzeit, so zu wählen, dass sich alle Personen aus der Zielgruppe beteiligen können. Der tatsächlich zu wählende Zeitraum hängt von den Inhalten der Befragung und der Zielgruppe ab. Als externe Begleitung bringe ich hier Erfahrungswerte mit und stehe beratend zur Seite. Während der Befragung sollte ein Ansprechpartner für inhaltliche Fragen zur Verfügung stehen (bei Online-Befragungen ebenfalls ein Ansprechpartner für technische Fragen). Um einen möglichst hohen Rücklauf zu erzielen, was die Belastbarkeit der Ergebnisse steigert, sollte die Zielgruppe vor Ablauf der Befragung nochmals erinnert und zur Beteiligung motiviert werden. Gerne unterstütze ich bei der Umsetzung.

 

 

Bevor die Befragung starten kann, sollte der Fragebogen getestet werden, um festzustellen, ob die Filterführung stimmt, die Inhalte die „Welt des Befragten“ abbilden, die Antwortkategorien richtig und umfassend sind, u.v.m. Als Prüfer sollten hierbei sowohl die Mitglieder der Projektgruppe (siehe 2.), als auch Personen aus der Zielgruppe der Befragung herangezogen werden. Durch die externe Begleitung des Befragungsprojektes können dann Anregungen und Verbesserungsvorschläge geprüft und noch in den Fragebogen eingearbeitet werden.

Nach der Beauftragung empfehle ich in einem ersten Schritt die Gründung einer Projektgruppe, die das Unternehmen bzw. den Bereich, zu dem eine Befragung durchgeführt werden soll, möglichst paritätisch abbildet. In einem gemeinsamen Workshop können dann Themen für die Befragung festgelegt werden – ich unterstütze Sie hierbei als Moderatorin und bringe Ideen und methodische Anregungen ein. Sind die Schwerpunkte und zu berücksichtigenden Aspekte festgelegt, übernehme ich die Umsetzung in einen konkreten Fragebogen für Sie. Dieser wird dann mit der Projektgruppe rückgekoppelt und ggf. nochmals überarbeitet.

Ein persönliches Vorgespräch zwischen externer Begleitung und potentiellem Auftraggeber ist sehr hilfreich, bevor man ein Befragungsprojekt in Angriff nimmt. Hier können erste Anforderungen und Zielgruppen benannt und der Aufwand für das Projekt abgeschätzt werden. Mein Vorgehen sieht dann die Erstellung eines individuellen Angebotes vor, damit Sie meine Leistungen und die Kosten des Projektes abschätzen können. Mit Ihrer schriftlichen Beauftragung kann das Projekt dann starten.

In meinen nächsten Blogbeiträgen möchte ich erläutern, welche Abschnitte/Module ein Befragungsprojekt beinhaltet und diese genauer erläutern.

Zu Beginn eine Übersicht:

1. Schritte bis zur Beauftragung
2. Konzeption des Fragebogens
3. Pretest, Test des Fragebogens
4. Durchführung der Befragung
5. Auswertung und Darstellung der Ergebnisse
6. Umsetzung von Ergebnissen in Maßnahmen
7. Mögliche weitere Schritte

Die Belastbarkeit von Befragungsergebnissen hängt maßgeblich von der Einhaltung wissenschaftlicher Standards ab – es empfiehlt sich, entsprechend mit fachlich gut qualifizierten Mitarbeitern oder einer externen Begleitung zusammenzuarbeiten, die dies sicherstellen kann.

Neben wissenschaftlichen Standards ist aber ebenso wichtig, dass eine Befragung die Belange und Anforderungen Ihrer Organisation abbildet und erfasst – hier sind Sie gefragt! Sie sind der Experte Ihres Arbeitsfeldes, wissen, welche Informationen Sie benötigen, welche Inhalte in die Befragung sollen.

Bei Befragungsprojekten ist die Bildung einer Projektgruppe, die, in paritätischer Zusammensetzung, verschiedene Arbeitsbereiche Ihrer Organisation und verschiedene Hierarchieebenen und Mitarbeitergruppen abbilden sollte, sinnvoll. Auch der Personalrat spielt hier eine wichtige Rolle, ebenso wie ggf. vorhandene Stabsstellen.

Zusammen mit der Projektgruppe empfiehlt sich dann die Durchführung eines Workshops zur Fragebogenkonzeption. Hilfreich ist dabei eine Moderation, die gleichzeitig wissenschaftliche Anforderungen im Auge behält und viel Erfahrung in der konkreten Ausgestaltung von Fragebögen mitbringt – gerne kann ich Sie bei diesem Schritt unterstützen.

So kann eine Befragung fachliche Standards erfüllen und die individuelle Situation und Anforderungen Ihrer Organisation umfänglich abbilden.

Die Integration gezielter Nachfragen in einen Fragebogen, z.B. bei einer sehr guten oder auch sehr schlechten Bewertung, fördert Best-Practice-Beispiele zutage oder bringt Hinweise zu Verbesserungspotentialen und konkrete Ideen zur Verbesserung. So können Mitarbeiter oder Kunden, Klienten, Patienten Ihnen helfen, Ihre Organisation beständig zu verbessern und die Arbeitsbedingungen und Prozesse optimal zu gestalten.

Um aktive Mitbestimmung und Mitgestaltung dauerhaft zu erhalten, ist es wichtig, Mitarbeiter bzw. die Mitarbeitervertretung bereits bei der Konzeption der Befragung einzubinden und die Ergebnisse der Befragung vollumfänglich zu kommunizieren und, wo möglich, entsprechende Handlungen und Maßnahmen folgen zu lassen – nur dann können Befragungen zu einem erfolgreichen Instrument der Mitbestimmung werden. Dies heißt jedoch nicht, dass alle Ergebnisse sofort in Maßnahmen oder Handlungen umgesetzt werden müssen und können.  Aber: auch wenn z.B. aus finanziellen oder organisatorischen Gründen an einigen Stellen keine Veränderung möglich ist, ist es wichtig, dies mit einer entsprechenden Begründung zu kommunizieren.

Um den Übertrag von Ergebnissen in Maßnahmen zielgerichtet zu gestalten, empfiehlt es sich, eine externe Unterstützung hinzuzuziehen. Im Rahmen eines Workshops kann dann gemeinsam ein übersichtlicher Maßnahmenplan erarbeitet werden, Probleme definiert und Handlungsziele sowie Verantwortlichkeiten und Zeitpunkte festgelegt werden.

Neben Mitarbeiterbefragungen liefern auch Kundenbefragungen (Klienten, Patienten, ….) wertvolle Informationen über die eigene Organisation – z.B. um Verbesserungspotentiale aufzuzeigen, Prozesse zu evaluieren und zu optimieren, Ideen zu gewinnen und Schnittstellen zu verbessern.

Aber auch die Befragung von weiteren Stakeholdern / Anspruchsgruppen der Organisation ist lohnend, z.B. zur Verbesserung der Zusammenarbeit und/oder im Bereich des Informationsmanagements.